PROJEKT
BEISPIELE.

Verbrauchsdaten wurden vor Ort auf Papierformularen erfasst. Zurück im Büro musste alles manuell in Excel übertragen werden — inklusive GPS-Koordinaten, Zählernummern und Fotos.

Dieser Prozess dauerte bis zu zwei Werktage pro Erhebungsrunde. Fehler beim Abtippen führten regelmäßig zu Nacharbeiten. Neue Mitarbeiter brauchten Wochen bis sie den Prozess fehlerfrei beherrschten.

Eine AppSheet Mobile-App die direkt auf das zentrale Google Sheet schreibt. Daten werden vor Ort erfasst — GPS automatisch aus dem Gerät, Fotos direkt im Drive abgelegt, Zählernummern per Kamera gescannt.

• Offline-Modus für Keller und Technikräume
• Automatische Validierung direkt bei Eingabe
• Looker Studio Dashboard für die Auswertung
• Einführung & Schulung des Teams in 3 Stunden

• Von 2 Werktagen auf 2 Stunden pro Erhebungsrunde
• Fehlerquote bei Dateneingabe auf null reduziert
• GPS-Koordinaten werden automatisch erfasst
• Fotos sofort in Drive — kein manuelles Hochladen
• Neue Mitarbeiter produktiv nach 30 Minuten Einführung
• Vollständig DSGVO-konform auf Google-Infrastruktur

150+ Geräte (Laptops, Monitore, Peripherie) wurden in einer Excel-Tabelle verwaltet, die niemand aktuell hielt. Garantieablaufdaten wurden manuell in einem Kalender eingetragen — und regelmäßig vergessen.

Im ersten halben Jahr nach dem Go-Live hatte die IT-Abteilung drei Garantiefälle übersehen und musste Reparaturen selbst bezahlen. Die Inventarprüfung dauerte einen halben Arbeitstag pro Quartal.

Eine AppSheet Web-App die direkt aus dem Google Sheet der IT-Abteilung läuft. Geräte können per QR-Code erfasst, zugewiesen und übergeben werden. Apps Script läuft täglich und verschickt automatisch 30 und 7 Tage vor Garantieablauf eine E-Mail an den IT-Leiter.

• QR-Code-Etiketten für jedes Gerät
• Zuweisung an Mitarbeiter mit Übergabeprotokoll
• Automatische E-Mail 30 & 7 Tage vor Garantieablauf
• Dashboard mit Übersicht aller auslaufenden Garantien

• Inventarprüfung von halbem Arbeitstag auf 10 Minuten
• 3 Garantiefälle im ersten Monat rechtzeitig gemeldet
• 4.200 € Reparaturkosten vermieden
• Vollständige Übersicht wer welches Gerät hat
• Übergabeprotokolle automatisch als PDF in Drive
• ROI nach weniger als 2 Wochen erreicht

Bei jedem neuen Projekt musste manuell eine Ordnerstruktur in Google Drive angelegt werden — Hauptordner, Unterordner, Berechtigungen, Freigaben. Jeder Mitarbeiter machte das anders. Neue Kollegen fanden sich wochenlang nicht zurecht.

Die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter betrug allein für den Bereich Dateiablage fast zwei Wochen. Projekte aus dem Vorjahr waren kaum noch auffindbar.

Ein Google Workspace Add-On das direkt in Drive verfügbar ist. Per Klick auf "Neues Projekt" öffnet sich ein Formular — Projektname, Kundenkürzel, Abteilung. Das Add-On legt die komplette Ordnerstruktur automatisch an, setzt Berechtigungen und informiert die Projektbeteiligten per E-Mail.

• 15 Unterordner per Klick angelegt (Vorlage anpassbar)
• Berechtigungen nach Abteilung automatisch gesetzt
• Beteiligten-E-Mail mit Direkt-Link zu den Ordnern
• Nachträgliche Vorlagen-Anpassung ohne IT-Kenntnisse

• 25 Minuten manuell → 1 Klick (unter 8 Sekunden)
• 100% einheitliche Struktur im gesamten Unternehmen
• Einarbeitungszeit für neue Kollegen halbiert
• Ältere Projekte sofort auffindbar durch Namenskonvention
• Kein IT-Wissen nötig — jeden Tag von allen genutzt
• Einführung an einem Nachmittag abgeschlossen