Papierformulare auf der Baustelle, unleserliche Handschriften, verlorene Zettel — das ist in vielen Handwerksbetrieben und Dienstleistern noch Alltag. Google AppSheet löst dieses Problem, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss.
AppSheet ist Googles No-Code-Plattform für Mobile Apps. Es verbindet sich direkt mit Google Sheets als Datenquelle und verwandelt Ihre Tabelle in eine vollwertige App — mit Formularen, Kamera-Upload, GPS-Koordinaten, Offline-Modus und automatischen Benachrichtigungen.
Praxisbeispiel aus diesem Artikel: Ein Energieberatungsunternehmen in Stuttgart mit 8 Mitarbeitern hat seinen Außendienst von Papier-Rapportzettel auf eine AppSheet-App umgestellt. Dauer der Einrichtung: 2 Tage.
WAS KANN APPSHEET?
Strukturierte Dateneingabe
Dropdown-Felder, Pflichtfelder, Datumswähler, Unterschriften-Pad — alles aus Google Sheets-Spalten generiert.
Fotos & Dateien
Fotos direkt aus der App aufnehmen und an den Datensatz anhängen. Automatisch in Google Drive gespeichert.
Offline-Funktion
App funktioniert auch ohne Internetverbindung. Daten werden synchronisiert sobald wieder Verbindung besteht.
Standort automatisch
GPS-Koordinaten werden bei der Eingabe automatisch erfasst und in der Tabelle gespeichert.
Automatische Benachrichtigungen
Push-Benachrichtigungen oder E-Mails bei neuen Einträgen, Statusänderungen oder Fristen.
Benutzerrollen
Verschiedene Ansichten für Außendienst und Büro. Jeder sieht nur, was er sehen soll.
PRAXISBEISPIEL: RAPPORTZETTEL-APP
Ein Energieberatungsunternehmen schickt täglich Techniker zu Kunden vor Ort. Bisher: Papierformulare ausfüllen, zum Büro bringen, manuell in Sheets eintippen. Mit AppSheet war der Prozess in zwei Tagen digitalisiert.
So war der bisherige Prozess:
- Techniker füllt Papierformular aus (Kundendaten, Verbrauchswerte, Fotos separat per Handy)
- Formular wird ins Büro gebracht oder per WhatsApp abfotografiert
- Büromitarbeiter tippt Daten manuell in Google Sheets ein
- Fotos werden per E-Mail weitergeleitet und manuell abgelegt
- Fehlerquote durch Übertragungsfehler: hoch
So ist der neue Prozess mit AppSheet:
- Techniker öffnet App auf dem Smartphone
- Wählt Kunden aus (Dropdown mit bestehenden Kundendaten)
- Gibt Verbrauchswerte ein, macht Fotos direkt in der App
- GPS-Koordinaten werden automatisch erfasst
- Daten sind sofort zentral in Google Sheets verfügbar
- Büro sieht neuen Eintrag in Echtzeit — Fehlerquote: null
IN 30 MINUTEN ZUR ERSTEN APP
Google Sheets-Tabelle vorbereiten
Erstellen Sie eine Tabelle mit den gewünschten Spalten: Datum, Kundenname, Techniker, Messwert, Status, Bemerkung. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften — AppSheet liest diese automatisch als Feldnamen.
AppSheet-App erstellen
In Google Sheets: Erweiterungen → AppSheet → App erstellen. AppSheet analysiert die Tabelle automatisch und erstellt eine erste App-Version. Spaltentypen (Text, Datum, Zahl, Bild, GPS) werden erkannt oder können manuell gesetzt werden.
Felder und Ansichten konfigurieren
Im AppSheet-Editor: Felder anpassen (Pflichtfeld, Dropdown-Werte, Standardwert). Ansichten einrichten: Listenansicht für alle Einträge, Formularansicht für neue Eingaben, Detailansicht für einzelne Datensätze.
Benutzer einladen und App teilen
Unter „Manage → Users" E-Mail-Adressen der Mitarbeiter eintragen. Die App wird per E-Mail-Einladung geteilt. Mitarbeiter installieren sie über den Browser als Web-App oder über den App Store (AppSheet-App).
Automatisierungen einrichten
Unter „Automation → Bots": E-Mail-Benachrichtigung bei neuem Eintrag, Statusänderung oder wenn ein Wert einen Grenzwert überschreitet. Ohne Code — über eine Wenn/Dann-Oberfläche konfigurierbar.
WANN REICHT APPSHEET — UND WANN BRAUCHT ES MEHR?
AppSheet ist ideal für:
- Erfassung von Daten im Außendienst (Formulare, Checklisten, Inspektionen)
- Einfache Workflows mit Statusänderungen und Benachrichtigungen
- Digitalisierung von Papierformularen mit Google Sheets als Datenbank
- Teams bis ca. 100 Nutzer
- Projekte mit klarem, wiederholendem Datenmuster
An seine Grenzen stößt AppSheet bei:
- Komplexen Berechnungen und verschachtelter Logik
- Anbindung an externe ERP- oder CRM-Systeme
- Hochindividuellen UI-Anforderungen
- Großen Datemengen (über 50.000 Zeilen)
In diesen Fällen kombinieren wir bei AppFlow Solutions AppSheet mit Google Apps Script oder entwickeln eine vollständige Web-App auf Basis von Google Workspace.
APP FÜR IHR KMU?
In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihren Prozess und zeigen, ob AppSheet die richtige Lösung ist — oder welche Alternative besser passt.
Termin buchen →KOSTEN VON APPSHEET
AppSheet ist in Google Workspace bereits teilweise enthalten. Für den produktiven Einsatz mit mehreren Nutzern gibt es folgende Optionen:
- Core (ca. 10 $/User/Monat): Für einfache Apps mit Formular-Eingabe und Benachrichtigungen
- Enterprise Standard: Für komplexe Workflows, Offline-Modus und erweiterte Automatisierungen
- Für Google Workspace Business Plus/Enterprise: AppSheet Core ist inklusive
Im Vergleich zu spezialisierten No-Code-Plattformen ist AppSheet für Unternehmen, die bereits Google Workspace nutzen, deutlich günstiger — da keine zusätzliche Datenbank oder Integrationen benötigt werden.
FAZIT
AppSheet ist für KMU, die bereits Google Workspace nutzen, eine der effizientesten Möglichkeiten, Außendienst-Prozesse zu digitalisieren. Die Einrichtung einer ersten funktionierenden App dauert tatsächlich 30 Minuten — für eine produktionsreife App mit Benutzerrollen und Automatisierungen sollte man ein bis zwei Tage einplanen.
Der größte Fehler: Die App zu früh zu komplex machen. Beginnen Sie mit einem einfachen Formular, testen Sie es mit echten Nutzern, und erweitern Sie schrittweise. Dieser iterative Ansatz führt zu deutlich besserer Nutzerakzeptanz.