5 Google Apps Script Automatisierungen die jedes KMU sofort einsetzen kann

Google Apps Script ist eine der mächtigsten — und am meisten unterschätzten — Funktionen in Google Workspace. Es ist eine JavaScript-basierte Programmiersprache, die direkt in Google Sheets, Docs, Gmail, Drive und Calendar integriert ist. Kostenlos. Ohne externe Tools. Ohne Serverkosten.

Für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland bedeutet das: Prozesse lassen sich automatisieren, die bisher täglich Stunden verschlungen haben — ohne eine einzige neue Software einzuführen und ohne monatliche Abo-Kosten.

In diesem Artikel zeige ich fünf konkrete Automatisierungen, die ich regelmäßig für Kunden in Baden-Württemberg umsetze. Jede davon kann mit Grundkenntnissen in wenigen Stunden eingerichtet werden.

WAS IST GOOGLE APPS SCRIPT?

Apps Script läuft komplett auf Googles Servern. Sie schreiben den Code einmal, und Google führt ihn aus — entweder manuell per Knopfdruck, zeitgesteuert (täglich, wöchentlich), oder als Reaktion auf Ereignisse (z.B. Formular-Eingabe, E-Mail-Eingang, Tabellenänderung).

Einige Eckdaten für den Einstieg:

• Zugang über jeden Google Sheets: Erweiterungen → Apps Script
• Sprache: JavaScript (ES6+), leicht erlernbar
• Kostenlimit: 6 Minuten Ausführungszeit pro Skript-Aufruf (bei normaler Nutzung mehr als ausreichend)
• Berechtigungen: Google fragt einmalig nach Erlaubnis für Gmail, Drive usw.

DIE 5 AUTOMATISIERUNGEN

Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb in Stuttgart verwaltet seine Aufträge in einer Google Sheets-Tabelle. Wenn ein Techniker den Status auf „Abgeschlossen" setzt, bekommt der Büro-Mitarbeiter eine E-Mail mit den Auftragsdaten und kann sofort die Rechnung erstellen.

function onEditTrigger(e) {
  const col = 5;              // Spalte E = Status
  const triggerValue = 'Erledigt';
  const emailTo = 'buero@firma.de';

  if (e.range.getColumn() !== col) return;
  if (e.range.getValue() !== triggerValue) return;

  const row = e.range.getRow();
  const sheet = e.range.getSheet();
  const data = sheet.getRange(row, 1, 1, sheet.getLastColumn())
               .getValues()[0];

  GmailApp.sendEmail(emailTo,
    'Auftrag erledigt: Zeile ' + row,
    'Daten: ' + data.join(' | ')
  );
}

Das Script wird als installierter Trigger eingerichtet (Trigger → Neuen Trigger hinzufügen → onEditTrigger → Bei Bearbeitung). Der vollständige, kommentierte Code steht auf unserer Blog-Seite zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Praxisbeispiel: Eine IT-Abteilung mit 150 Geräten bekommt jeden Montag eine E-Mail mit allen Garantien, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen. Das Script prüft automatisch alle Zeilen und sendet nur relevante Einträge.

function wochenreport() {
  const ss = SpreadsheetApp.openById('TABELLEN_ID');
  const sheet = ss.getSheetByName('Geräte');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const heute = new Date();
  const in30Tagen = new Date(heute.getTime() + 30*24*60*60*1000);

  let zeilen = [];
  data.slice(1).forEach(row => {
    const ablauf = new Date(row[4]); // Spalte E = Ablaufdatum
    if (ablauf >= heute && ablauf <= in30Tagen) {
      zeilen.push(row[0] + ' — ' + row[1] + ' — ' + row[4]);
    }
  });

  if (zeilen.length === 0) return; // Keine fälligen Garantien
  GmailApp.sendEmail('it@firma.de',
    'Garantien ablaufend: ' + zeilen.length + ' Geräte',
    zeilen.join('\n')
  );
}

Der Trigger wird unter Trigger → Neuen Trigger → Zeitgesteuert → Wöchentlich → Montag eingerichtet. Einmalig einrichten, danach läuft es vollautomatisch.

Praxisbeispiel: Ein Dienstleister nutzt Google Forms für die interne Anforderung von IT-Equipment. Das Script ergänzt automatisch die Abteilung des Antragstellers (aus einer Lookup-Tabelle), setzt den Status auf „Eingegangen" und schickt eine Eingangsbestätigung.

Praxisbeispiel: Ein Seminaranbieter pflegt Schulungstermine in Sheets. Per Knopfdruck werden alle Termine für den kommenden Monat in den Firmen-Kalender übernommen und die Teilnehmer automatisch eingeladen.

function termineEintragen() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const cal = CalendarApp.getDefaultCalendar();

  data.slice(1).forEach(row => {
    const [titel, start, ende, ort, beschreibung] = row;
    if (!titel || !start) return;
    cal.createEvent(titel,
      new Date(start),
      new Date(ende),
      { location: ort, description: beschreibung }
    );
  });
  SpreadsheetApp.getUi().alert('Fertig! Termine wurden eingetragen.');
}

Praxisbeispiel: Ein Projektbüro in Freiburg startet im Schnitt vier neue Projekte pro Woche. Mit dem Script entfällt das manuelle Anlegen der Ordner vollständig. Der Code ist auf unserer Ressourcen-Seite kostenlos verfügbar.

EINSTIEG: SO GEHT'S IN 3 SCHRITTEN

1. Google Sheets öffnen → Erweiterungen → Apps Script
2. Code einfügen und konfigurieren (E-Mail, Spalten, Werte)
3. Trigger setzen → Trigger → Neuen Trigger → Event auswählen

Die meisten der hier gezeigten Scripts sind in unter 30 Minuten einsatzbereit — vorausgesetzt, die Tabelle ist bereits strukturiert und die Anforderungen sind klar.

WANN LOHNT SICH PROFESSIONELLE HILFE?

Apps Script ist mächtig, aber es gibt Szenarien, in denen ein professioneller Aufbau Zeit und Kosten spart:

• Mehrere Scripts sollen miteinander kommunizieren
• Externe APIs (z.B. ERP, CRM) sollen angebunden werden
• Die Automatisierung muss fehlertolerant und wartbar sein
• Mitarbeiter sollen die Lösung ohne Programmierkenntnisse bedienen können
• Daten aus mehreren Quellen sollen zusammengeführt werden

In diesen Fällen entwickeln wir bei AppFlow Solutions maßgeschneiderte Automatisierungen — als Festpreis-Projekt mit klarem Zeitplan.

FAZIT

Google Apps Script ist für KMU eines der besten Werkzeuge, die kaum genutzt werden. Die fünf beschriebenen Automatisierungen decken die häufigsten Anwendungsfälle ab — und der Einstieg ist mit dem richtigen Code einfacher als erwartet.

Zwei der Scripts stehen auf unserer Blog-Seite zum kostenlosen Download bereit. Für komplexere Anforderungen und vollständige Automatisierungsprojekte stehen wir als Partner zur Verfügung.